Raport KOBiZE – poradnik krok po kroku dla firm i instytucji

Wprowadzenie.

Każdego roku podmioty korzystające ze środowiska muszą złożyć Raport KOBiZE – elektroniczne sprawozdanie o emisjach zanieczyszczeń do Krajowej Bazy Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami. Celem raportu jest dostarczenie aktualnych danych o emisjach do powietrza, które wspierają politykę klimatyczną i ochronę środowiska. Termin złożenia sprawozdania za dany rok upływa zawsze
28 lutego następnego roku. Na przykład raport za rok 2024 trzeba przesłać do dnia 28 lutego 2025.

Złożenie raportu odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną, po uprzednim zarejestrowaniu podmiotu
w systemie Krajowej Bazy (krajowabaza.kobize.pl). Obowiązek raportowy wynika z ustawy z 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. 2022 poz. 673).
Dotyczy on zarówno dużych fabryk, jak i małych firm czy instytucji – wystarczy na przykład, że firma posiada jeden samochód służbowy lub niewielką kotłownię, aby podlegać obowiązkowi raportowania.

 

Czym jest KOBiZE i do czego służy raport

KOBiZE (Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami) to instytucja państwowa monitorująca emisje gazów cieplarnianych i innych zanieczyszczeń w Polsce. KOBiZE prowadzi Krajową Bazę o emisjach, do której podmioty korzystające ze środowiska wprowadzają dane o swoich emisjach. Baza ta zawiera informacje o źródłach emisji, rodzajach zanieczyszczeń i ich ilościach, instalacjach w przedsiębiorstwach,
a także o pozwoleniach środowiskowych związanych z emisją.

Głównym celem bazy jest gromadzenie rzetelnych danych dla celów kontrolnych i planistycznych.
Na podstawie raportów KOBiZE co roku przeprowadza się krajową inwentaryzację emisji oraz sporządza analizy i raporty dla administracji krajowej oraz międzynarodowych organów, takich jak Unia Europejska czy konwencje klimatyczne. W praktyce raport KOBIZE obejmuje m.in. wielkość emisji gazów cieplarnianych
i pyłów związanych z działalnością podmiotu oraz szczegółowe informacje o procesach spalania paliw, stosowanych urządzeniach czy środkach ograniczania emisji.

Podstawą prawną dla sporządzania raportu jest wspomniana ustawa z 2009 r. (Dz.U. 2022 poz. 673)
o systemie zarządzania emisjami. Nakłada ona obowiązek raportowania na wszystkie podmioty korzystające ze środowiska, powodujące emisję do powietrza. Oznacza to, że jeżeli firma lub instytucja wprowadza do powietrza gazy lub pyły (np. przez spalanie paliw, procesy technologiczne), powinna składać raport do KOBiZE. Obowiązek ten jest niezależny od wielkości przedsiębiorstwa – dotyczy także mikrofirm
i małych podmiotów.

 

Kto musi złożyć raport KOBiZE

 

 

Do sporządzenia raportu KOBiZE zobowiązane są wszystkie podmioty korzystające ze środowiska,
które generują emisje zanieczyszczeń. Przykładowo raportować muszą:

• Firmy i przedsiębiorstwa posiadające pojazdy spalinowe, np. samochody służbowe, wózki widłowe, kosiarki czy agregaty prądotwórcze. Nawet jeden samochód służbowy w firmie wystarczy,
  aby powstał obowiązek raportowania.
• Zakłady wykorzystujące kotły grzewcze na paliwa stałe (węgiel, drewno, pellet, koks) lub ciekłe/gazowe (olej opałowy, gaz ziemny) do ogrzewania budynków czy produkcji ciepła.
• Firmy wykonujące prace generujące spaliny lub pyły, np. malowanie, lakierowanie, spawanie
  czy szlifowanie metalu.
• Podmioty posiadające urządzenia klimatyzacyjne (zwłaszcza po doładowaniu czynnika chłodniczego) – ulatujące gazy CFC itp. także należy wykazać w raporcie.
• Użytkownicy linii produkcyjnych i procesów technologicznych, których efektem jest emisja
  (np. silosy, odlewanie, wypalanie ceramiki, palarnie).
• Instytucje publiczne, szkoły, urzędy, spółdzielnie mieszkaniowe, organizacje non-profit – jeśli tylko korzystają z urządzeń powodujących emisję zanieczyszczeń (kotłów, pieców, wiat), również muszą się zarejestrować i raportować.
• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – jeśli mają kotły lub pojazdy firmowe,
  nie są z tego obowiązku zwolnione.

Podsumowując: każdy warsztat samochodowy, fabryka, hurtownia czy sklep, który używa paliw kopalnych lub generuje spaliny/pyły, musi przygotować raport KOBiZE. Wyłączenie dotyczy wyłącznie podmiotów, które absolutnie nic nie emitują – na przykład firmy działające wyłącznie w chmurze (bez używania pojazdów, paliw, kotłów, itp.).

Przykład: Warsztat samochodowy, nawet mały, który ma auta służbowe lub kocioł – musi zarejestrować
się w bazie KOBiZE i złożyć raport.

Wersje raportu: uproszczona i standardowa

Raport KOBiZE można składać w dwóch wersjach: standardowej i uproszczonej.

• Wersja standardowa to pełny formularz, w którym należy podać szczegółowe dane o emisjach,
  rodzajach paliw, instalacjach, urządzeniach i przedsięwzięciach inwestycyjnych. Jest obowiązkowa
  dla większości podmiotów korzystających ze środowiska.
• Wersja uproszczona została wprowadzona od raportów za 2022 rok (można ją składać od 2023 roku)
  w celu odciążenia małych podmiotów o nieskomplikowanym profilu emisji. Z uproszczonego formularza mogą skorzystać firmy z minimalnym zużyciem paliw (np. jedynie kilka samochodów, mała kotłownia
  do 5 MW) i bez dużych procesów technologicznych. Dokładne kryteria określa ministerialne rozporządzenie (np. instalacje do 5 MW).
• W wersji uproszczonej raport koncentruje się na podstawowych źródłach emisji (np. liczba aut, rodzaj paliw, ogólna wielkość spalin), zamiast dokładnego bilansu każdego urządzenia. Nie trzeba wypełniać wszystkich załączników inwestycyjnych czy technicznych – co znacznie skraca czas przygotowania sprawozdania.

Niezależnie od wybranej wersji, każdy raport można korygować. W systemie KOBiZE przed przesłaniem podglądu wniosku można zmieniać dane, a także po złożeniu raportu istnieje możliwość pobrania
go do korekty. Dzięki temu w razie wykrycia błędu można uaktualnić dane (np. poprawić ilość podanego paliwa lub skorygować liczbę samochodów) i ponownie wysłać raport.

 

Jak wypełnić raport – instrukcja krok po kroku

 

 

Przygotowanie raportu KOBiZE można podzielić na kilka głównych etapów:

 

1. Rejestracja podmiotu w Krajowej Bazie. Wejdź na stronę krajowabaza.kobize.pl i załóż konto dla swojej firmy. Możesz użyć profilu zaufanego lub login.gov. Przy rejestracji podajesz podstawowe dane firmy (nazwa, NIP, adres) i dane osoby odpowiedzialnej. Po wysłaniu wniosku o konto trzeba poczekać na weryfikację (maks. do miesiąca). Po akceptacji logujesz się na platformie.
2. Utworzenie nowego raportu za dany rok. Po zalogowaniu wybierz opcję „Utwórz nowy raport” i wskaż rok sprawozdawczy (np. 2024). Możesz założyć raport wersji uproszczonej lub standardowej, w zależności
   od wymagań. System zwykle proponuje wersję uproszczoną, jeśli spełniasz warunki (małe zużycie paliw).
3. Dodanie miejsc korzystania ze środowiska (lokalizacji). W raporcie musisz zdefiniować wszystkie lokalizacje, gdzie prowadzona jest działalność powodująca emisje – np. warsztat, magazyn,
   biuro z kotłownią, pojazdy firmowe itd. Wpisz adresy i dane kontaktowe każdego takiego miejsca.
   W warsztacie samochodowym to np. siedziba firmy i warsztat.
4. Wprowadzenie danych o urządzeniach i instalacjach. Dla każdego miejsca raportu wskaż instalacje
   i urządzenia powodujące emisje. Np. kotłownia o mocy X MW, nagrzewnice, piece (w raporcie
   należy podać ich rodzaj i moc), a także pojazdy (samochody służbowe, wózki widłowe) i urządzenia mobilne. W formularzu określasz liczbę urządzeń i okresy ich pracy.
5. Wprowadzenie danych o paliwach i emisjach. Podaj zużycie paliw w poszczególnych instalacjach/urządzeniach za cały rok (np. litrów oleju opałowego, metrów sześciennych gazu, kilogramów węgla, ilość przejechanych km samochodem). System automatycznie przeliczy na emisje pyłów i gazów cieplarnianych według przyjętych wskaźników. Wersja uproszczona wymaga danych zbiorczych
   (np. całkowite spalanie), a standardowa – precyzyjnych dla każdej jednostki.

Ekran przykładowego formularza raportu w krajowej bazie KOBiZE (fragment). Wypełniając raport,
należy przejść przez kolejne zakładki, podając dane o podmiocie, miejscach, instalacjach i emisjach zgodnie z instrukcjami.

6. Dodanie informacji o emisjach chłodziw, LZO i innych. Jeśli firma korzysta z klimatyzacji (wprowadzającej do powietrza czynniki chłodnicze) albo używa rozpuszczalników lotnych (np. podczas malowania),
   podaj te dane w odpowiednich sekcjach raportu.
7. Sprawdzenie i przesłanie raportu. Przejrzyj wszystkie wprowadzone dane – system umożliwia podgląd
   i walidację formularza. Upewnij się, że pola nie są puste, a wartości liczbowe są prawidłowe. Na koniec zatwierdź raport i wyślij go przez system elektroniczny. Zostanie wygenerowane potwierdzenie przyjęcia raportu do bazy.
8. Ewentualna korekta. Jeśli po przesłaniu odkryjesz pomyłkę, w systemie KOBiZE możesz pobrać wysłany raport i nanieść korekty – także po terminie, ale najlepiej zrobić to jak najszybciej, aby poprawić dane
   w bazie.

    

Terminy i sankcje

Termin złożenia raportu jest stały – do końca lutego roku następnego za rok poprzedni. Na przykład raport za 2024 rok musi trafić do KOBiZE do 28 lutego 2025. To obowiązek ustawowy: zaniechanie terminowego raportowania może skutkować poważnymi konsekwencjami.

W przypadku braku raportu inspekcja ochrony środowiska może nakazać jego złożenie w postępowaniu pokontrolnym. Za niezłożenie sprawozdania grożą kary finansowe – od 500 do 5 000 zł. Gdy naruszenie jest rażące lub celowe, mogą być wszczęte nawet postępowania administracyjne lub karne. Dlatego tak ważne jest nie tylko dotrzymanie terminu, ale i rzetelność danych. Wszelkie błędy czy braki warto poprawić od razu, korzystając z możliwości korekty.

Jeśli nie zdążysz na czas: nawet po terminie system KOBiZE pozwala edytować czy złożyć korektę raportu. Niemniej każdy dzień zwłoki zwiększa ryzyko kontroli i kar. Dlatego nie odkładaj obowiązku – lepiej złożyć prosty raport w terminie, niż liczyć na poprawki po fakcie.

 

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Podczas sporządzania raportu KOBiZE należy unikać kilku typowych pomyłek:

• Brak rejestracji w systemie. Zbyt wiele firm dowiaduje się o obowiązku dopiero po terminie i nie zdąży się zarejestrować. Załóż konto w bazie z wyprzedzeniem – najlepiej jesienią lub na początku roku, aby mieć czas na wypełnienie sprawozdania.
• Nieprawidłowy rok sprawozdawczy. Upewnij się, że raportujesz dane za właściwy rok
  (np. nie wpisz danych za 2025 do raportu za 2024). Mylenie lat skutkuje koniecznością ponownej korekty.
• Brak danych o instalacjach lub paliwach. Częstym błędem jest nieumieszczenie wszystkich źródeł emisji. Sprawdź, czy uwzględniłeś np. wszystkie piece, kotły, a nawet silniki i grzejniki. Również paliwo
  do urządzeń (paliwa stałe, olej opałowy, gaz, benzyna do samochodów) musi być podane
  w odpowiedniej ilości – czasem zapominamy o rejestrowaniu zużycia części paliwa.
• Niedokładne wskazanie mocy urządzeń. W formularzu każdy kocioł czy piec powinien mieć określoną moc nominalną. Podanie niewłaściwych wartości (np. pomylenie jednostek) będzie potem wpływać
  na przeliczenie emisji. Upewnij się, że wpisujesz prawidłowe dane techniczne.
• Brak weryfikacji danych. Nie wysyłaj raportu bez dokładnego sprawdzenia. Spójrz na sumy emisji,
  czy wszystkie pola są wypełnione. Lepiej poświęcić czas na korektę przed wysłaniem niż mieć braki
  do uzupełnienia podczas kontroli.

Przestrzeganie powyższych zasad i korzystanie z instrukcji KOBiZE (np. dostępnych poradników i filmów instruktażowych) zminimalizuje ryzyko błędów. W razie wątpliwości warto skontaktować się ze specjalistą ds. ochrony środowiska lub skorzystać z konsultacji.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Kto dokładnie musi raportować? Obowiązek raportowy dotyczy podmiotów korzystających ze środowiska, które wprowadzają do powietrza gazy lub pyły (np. przez spalanie paliw, działanie urządzeń technicznych). Przykłady: firmy z samochodami służbowymi, warsztaty z kotłowniami, zakłady przemysłowe, a także szkoły i urzędy ogrzewane piecami. W zasadzie każdy, kto używa paliw lub posiada instalacje emisyjne,
musi złożyć raport.

Czy osoby fizyczne też muszą raportować? Osoba fizyczna (prywatny obywatel) jako konsument paliw
do własnego użytku (np. ogrzewający dom) nie raportuje do KOBiZE. Obowiązek dotyczy podmiotów gospodarczych (w tym firm jednoosobowych) i instytucji. Jeśli prowadzisz firmę we własnym imieniu,
tak – musisz przygotować raport.

Czy można złożyć raport po terminie? Formalnie system KOBiZE pozwala na korektę i nawet składanie raportu po terminie, jednak może to skutkować sankcjami. Za spóźnienie grożą kary (500–5000 zł)
lub nakazy pokontrolne. Dlatego najlepiej zawsze wysyłać raport do 28 lutego – to bezpłatny obowiązek informacyjny, którego nie warto zaniedbywać.

Czy raport uproszczony wymaga wszystkich danych o emisjach? Nie – wersja uproszczona pozwala pominąć wiele szczegółowych informacji. W uproszczonym raporcie wystarczy podać główne źródła emisji (np. liczbę i rodzaj używanych urządzeń, całkowite zużycie paliwa), bez wypełniania wszystkich formularzy szczegółowych. Ułatwia to pracę niewielkim firmom. Jeśli korzystasz z uproszczonego raportu, w tabelach możesz łączyć urządzenia na przykład według lokalizacji, co znacznie skraca czas wypełniania.

Podsumowanie

Podsumowując: Raport KOBiZE jest obowiązkiem każdego podmiotu wprowadzającego zanieczyszczenia
do powietrza. Trzeba go złożyć do 28 lutego za poprzedni rok kalendarzowy. Brak raportu może
skutkować karami finansowymi (od 500 do 5 000 zł). Aby dopełnić obowiązek, wystarczy założyć konto
w Krajowej Bazie KOBiZE, utworzyć nowy raport i krok po kroku wprowadzić dane o firmie,
lokalizacjach, instalacjach i emisjach zgodnie z instrukcjami.

Sprawdź, czy Twój warsztat lub firma musi złożyć raport KOBiZE w 2025 roku – odwiedź stronę Krajowej Bazy i upewnij się, że posiadasz konto. Nie czekaj na ostatnią chwilę!