BDO to skrót od Baza Danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami – ogólnokrajowy rejestr internetowy prowadzony przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska. Przedsiębiorcy prowadzący działalność generującą odpady powinni zarejestrować się w systemie BDO (dostępnym na oficjalnej stronie [BDO.gov.pl]) i uzyskać indywidualny numer rejestrowy. Zgodnie z ustawą o odpadach (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 1587) posiadacz odpadów ma obowiązek prowadzenia ilościowej i jakościowej ewidencji wytwarzanych odpadów.
Obowiązek ewidencji nie dotyczy niektórych grup, np. właścicieli nieruchomości (odpady komunalne
z gospodarstw domowych), drobnych rolników, stacji demontażu pojazdów czy osób fizycznych wytwarzających odpady budowlane podczas remontów. W pozostałych przypadkach założenie konta
w BDO i prowadzenie dokumentacji jest obowiązkowe. Dokładna ewidencja odpadów jest też podstawą
do corocznego raportowania o gospodarowaniu odpadami.
Jak prowadzić ewidencję odpadów w BDO (KEO, KPO, KPOK)
Prowadzenie ewidencji w systemie BDO odbywa się za pomocą elektronicznych formularzy. Przedsiębiorcy rejestrują odpady poprzez tworzenie kart ewidencji (KEO) oraz kart przekazania (KPO lub KPOK).
Dzięki temu każdy etap obrotu odpadami – od wytworzenia, przez transport, po przetwarzanie –
jest dokumentowany w systemie. Pozwala to na bieżące monitorowanie stanów magazynowych i ułatwia raportowanie.
Krok po kroku: utworzenie KEO
Karta ewidencji odpadów (KEO) to formularz, w którym odnotowuje się odpady wytworzone w ramach działalności danego podmiotu. W systemie BDO (moduł „Ewidencja odpadów”) wybieramy opcję
„Nowa karta ewidencji odpadów”. Należy wskazać kod odpadu (z katalogu), zaznaczyć ewentualny przedrostek ex (jeśli dotyczy), wpisać opis i rodzaj odpadu oraz stan początkowy masy odpadu (w tonach) na 1 stycznia danego roku. Karta dotyczy jednego kodu odpadu i obowiązuje w ciągu całego roku rozliczeniowego.
Po utworzeniu karty można dodawać kolejne wpisy: dotyczą one odpadów wytworzonych, wydobytych
(jeśli firma prowadzi działalność wydobywczą), przyjętych od innych podmiotów oraz przekazanych
do dalszego przetwarzania. W każdym wpisie podaje się datę, masę odpadu (w tonach) oraz dodatkowe szczegóły (np. źródło odpadu). Dzięki elektronicznej ewidencji dane są zapisywane na bieżąco i można
je wykorzystać do automatycznego generowania raportów i zestawień rocznych.
Wystawienie i obieg KPO/KPOK
Kartę przekazania odpadów (KPO) sporządza podmiot przekazujący odpady – np. firma przekazująca odpady do transportu lub bezpośrednio do instalacji przetwarzającej. KPO tworzy się przed transportem odpadu i dotyczy jednego rodzaju odpadu. W BDO wybieramy „Nowa karta przekazania odpadów”
i wpisujemy następujące dane: datę przekazania, dane nadawcy i odbiorcy (ich nazwy, adresy i numery rejestrowe BDO), kod odpadu oraz jego masę. Po zapisaniu karta przyjmuje status Planowana.
Podmiot transportujący drukuje potwierdzenie z systemu i realizuje przewóz. Po dostarczeniu odpadów odbierający w BDO zmienia status karty na Zrealizowana i potwierdza przejęcie ładunku, wprowadzając ostateczną masę (jeśli różni się od pierwotnej). W razie potrzeby kartę KPO można poprawić lub anulować (np. usunąć, jeśli transport nie został zrealizowany). Dzięki temu w BDO śledzone są wszystkie zmiany stanu odpadów.
Dla odpadów komunalnych zasady są analogiczne, z użyciem karty KPOK (karty przekazania odpadów komunalnych). Kartę KPOK sporządza podmiot odbierający odpady komunalne od mieszkańców (np. firma wywożąca śmieci, PSZOK) przed odbiorem danej partii odpadów. Formularz KPOK zawiera analogiczne dane jak KPO (nadawca, odbiorca, kod odpadu, masa) oraz dodatkowe informacje specyficzne dla odpadów komunalnych. Potwierdzenie przyjęcia przebiega tak samo – odbierający zatwierdza w systemie przyjęcie ładunku.
Uwaga: Zgodnie z art. 69 ust. 4 ustawy o odpadach, jeśli odpady przekazuje podmiot objęty ewidencją BDO, a odbiorcą jest firma lub osoba zwolniona z ewidencji, karta KPO nie musi być wystawiana. Odpowiedzialność za odnotowanie przekazania spada wtedy na wytwórcę odpadu.
Zwolnienia i uproszczona ewidencja (limity 100 kg/rok i 5 t/rok)
Przepisy o odpadach przewidują wyjątki od pełnej ewidencji dla mniejszych wytwórców. Z obowiązku prowadzenia ewidencji zwolnieni są m.in. właściciele domów (odpady komunalne), osoby remontujące dom (odpady budowlane) oraz małe gospodarstwa rolne (do 75 ha). Dla pozostałych firm ewidencja pozostaje obowiązkowa.
Ustawa daje także możliwość uproszczenia ewidencji dla firm wytwarzających niewielkie ilości odpadów. Zgodnie z art. 71 ust. 2 ustawy o odpadach upraszczenie ewidencji (polegające na prowadzeniu tylko kart KPO/KPOK) przysługuje podmiotom, które w ciągu roku wytwarzają do 100 kg odpadów niebezpiecznych lub do 5 ton odpadów innych niż niebezpieczne (poza odpadami komunalnymi). Przedsiębiorstwa mieszczące się w tych limitach mogą prowadzić ewidencję tylko poprzez karty przekazania, bez zakładania osobnych kart KEO. Po przekroczeniu limitów firma przechodzi na pełną ewidencję z kartami KEO.
Przykład praktyczny: Firma budowlana wytwarzająca dużą ilość gruzu budowlanego (kod odpadu 17 01 07) musi prowadzić pełną ewidencję – zakłada kartę KEO dla gruzu oraz wystawia karty KPO przy każdym odbiorze odpadów. Z kolei niewielki warsztat samochodowy produkujący rocznie np. 80 kg zużytego oleju silnikowego (odpad niebezpieczny) mieści się w limicie ewidencji uproszczonej (poniżej 100 kg/rok)
i dokumentuje odpady wyłącznie kartami KPO. Podobnie przedsiębiorca wytwarzający ok. 4 tony farb rocznie może prowadzić uproszczoną ewidencję (limit 5 t/rok), ale po przekroczeniu 5 t/rok będzie musiał prowadzić pełną ewidencję z kartami KEO.
Tabela poniżej zestawia kluczowe różnice między pełną a uproszczoną ewidencją:
| Cecha / Wymóg | Pełna ewidencja odpadów | Uproszczona ewidencja odpadów |
| Przedmioty objęte | Większość przedsiębiorstw wytwarzających odpady (poza zdefiniowanymi zwolnieniami) | Podmioty wytwarzające ≤100 kg odpadów niebezpiecznych lub ≤5 t pozostałych rocznie (bez komunalnych) |
| Dokumenty w systemie | Karty ewidencji odpadów (KEO/KEOK) i karty przekazania (KPO/KPOK) dla każdego kodu odpadu |
Tylko karty przekazania odpadów (KPO/KPOK) – bez osobnych kart KEO |
| Zawartość ewidencji | Szczegółowa rejestracja każdej operacji (ilości, daty, źródła) w kartach KEO | Dane o odpadach rejestruje się na podstawie sum mas z kart KPO/KPOK (brak bieżących wpisów w KEO) |
| Raportowanie | Obowiązek składania rocznego sprawozdania o gospodarowaniu odpadami w BDO |
Obowiązek rejestracji i raportowania pozostaje, ale ewidencja jest uproszczona |
| Przykład praktyczny | Firma produkcyjna wytwarzająca różnorodne odpady (np. chemiczne, budowlane) | Mała firma usługowa wytwarzająca niewielkie ilości odpadów (np. do 5 t/rok) |
Najczęstsze błędy i kary (art. 66–72 ustawy o odpadach)
W praktyce utrzymanie prawidłowej ewidencji odpadów wymaga skrupulatności. Do najczęstszych błędów należą: nieprawidłowe stosowanie uproszczonej ewidencji, pomijanie niektórych odpadów w rejestrach, użycie jednej karty dla kilku oddziałów czy wpisywanie masy w złych jednostkach (np. w kg zamiast tonach). Firmy często też zapominają umieścić numer rejestrowy BDO na dokumentach. Przykładowo, jeśli w karcie ewidencji wpisano „500” w polu kilogramów zamiast 0,5 tony, system potraktuje to jako 500 ton –
co znacznie zawyży stan odpadów. Taki błąd zostanie wykryty przy weryfikacji danych.
Ustawa przewiduje surowe sankcje za uchybienia w ewidencji. Organy kontrolne mogą wymierzyć karę administracyjną od kilku tysięcy do 1 000 000 zł za naruszenia przepisów BDO (np. brak wpisu do rejestru, nieprowadzenie ewidencji, wprowadzanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym). Za nieuwzględnienie obowiązkowego sprawozdania grozi grzywna 20–5 000 zł, natomiast za niewystawienie lub błędne potwierdzenie karty KPO – kara od 1 000 zł do 1 000 000 zł. Ponadto odpowiedzialność
karno-administracyjna (grzywna lub nawet kara pozbawienia wolności) może spotkać osoby,
które umyślnie fałszują da.
FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi
Czy moja firma musi się rejestrować w BDO i prowadzić ewidencję odpadów?
Każdy przedsiębiorca wytwarzający odpady w ramach działalności gospodarczej (poza wyjątkami określonymi w ustawie) musi zarejestrować się w BDO i prowadzić ewidencję odpadów. Oznacza to konieczność posiadania numeru rejestracyjnego BDO oraz sporządzania odpowiednich kart KEO i KPO
przy każdym obrocie odpadami. Brak wpisu do BDO lub brak ewidencji stanowi naruszenie prawa
i może skutkować karami.
Co to jest uproszczona ewidencja odpadów i kiedy można z niej skorzystać?
Uproszczona ewidencja odpadów polega na dokumentowaniu odpadów wyłącznie za pomocą kart przekazania (KPO/KPOK) – bez zakładania osobnych kart ewidencji (KEO). Uprawnienie to przysługuje podmiotom wytwarzającym do 100 kg rocznie odpadów niebezpiecznych lub do 5 ton rocznie odpadów innych niż niebezpieczne (poza odpadami komunalnymi). W praktyce firmy mieszczące się w tych limitach prowadzą tylko karty KPO/KPOK. Po przekroczeniu limitu firma musi przejść na pełną ewidencję
z kartami KEO.
Jakie są karty KEO, KPO i KPOK oraz kiedy je zakładać?
Karty KEO (Karty Ewidencji Odpadów) to dokumenty wewnętrzne przedsiębiorstwa, służące do rejestrowania odpadów danego rodzaju w ciągu roku. Karty KPO (Karty Przekazania Odpadów) dokumentują przekazanie odpadów między podmiotami – tworzy się je zawsze przed transportem odpadu do innego posiadacza. Karty KPOK są analogiczne, ale dotyczą odpadów komunalnych. W praktyce
w systemie BDO należy wybrać odpowiedni typ karty (KEO, KPO lub KPOK) i wprowadzić dane: nadawcy, odbiorcy, kod i masę odpadu. Po przyjęciu ładunku kolejny podmiot potwierdza to w systemie, zamykając łańcuch dokumentacji.
Co grozi za brak ewidencji lub błędy w dokumentacji BDO?
Brak wpisu do rejestru BDO lub prowadzenie ewidencji niezgodnie ze stanem faktycznym to wykroczenie. WIOŚ może nałożyć karę od 5 000 zł do 1 000 000 zł. Niezłożenie obowiązkowego sprawozdania (do 15 marca) grozi grzywną 20–5 000 zł, natomiast brak karty KPO (lub jej błędne potwierdzenie) – karą od
1 000 zł do 1 000 000 zł. Świadome fałszowanie danych lub uchylanie się od obowiązków może pociągać odpowiedzialność karną (grzywna lub nawet więzienie).
Jak długo przechowywać dokumenty i kiedy składać raporty?
Dokumenty ewidencji (karty KEO, KPO itd.) należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od końca roku,
w którym powstały. Roczne sprawozdanie o gospodarowaniu odpadami składa się elektronicznie w BDO
do 15 marca za rok poprzedni. Dane do sprawozdania pobierane są bezpośrednio z systemu BDO,
dlatego ważne jest rzetelne prowadzenie ewidencji przez cały rok.
Wsparcie Grupy EkoPro
Grupa EkoPro wspiera przedsiębiorców w ewidencji odpadów i obsłudze systemu BDO. Oferujemy kompleksowe wsparcie – od rejestracji firmy w BDO, przez prowadzenie kart KEO, KPO i KPOK,
aż po przygotowanie wymaganych sprawozdań. Dzięki naszym ekspertom ewidencja odpadów będzie prowadzona terminowo i bez błędów. Zapraszamy do kontaktu – nasi specjaliści służą pomocą
na każdym etapie (formularz kontaktowy i dane teleadresowe dostępne na stronie Grupy EkoPro).
