Numer BDO na paragonie – kiedy jest obowiązkowy?

Numer BDO na paragonie fiskalnym może być obowiązkowy, ale nie dotyczy to każdego przedsiębiorcy wpisanego do rejestru. To najważniejsza kwestia, którą trzeba wyjaśnić już na początku, bo w praktyce wiele firm błędnie zakłada, że sam wpis do BDO automatycznie oznacza konieczność umieszczania numeru na wszystkich dokumentach sprzedażowych. Tymczasem oficjalne informacje BDO wskazują, że numer rejestrowy trzeba umieszczać na dokumentach związanych z działalnością w zakresie produktów i odpadów, a wśród przykładów wprost wymieniono paragony fiskalne. Jednocześnie ustawowy obowiązek posługiwania się numerem rejestrowym dotyczy tylko ściśle określonych grup przedsiębiorców, a nie wszystkich podmiotów posiadających numer BDO.

Kogo dotyczy obowiązek umieszczania numeru BDO na paragonie

Obowiązek umieszczania numeru rejestrowego na dokumentach, w tym na paragonie fiskalnym, dotyczy przedsiębiorców wskazanych w oficjalnej bazie wiedzy BDO, między innymi wprowadzających sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie lub akumulatory, pojazdy, produkty w opakowaniach, opony, oleje smarowe, a także producentów, importerów i wewnątrzwspólnotowych nabywców opakowań oraz wprowadzających do obrotu produkty jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych. To oznacza, że sam fakt bycia wytwórcą odpadów albo przekazującym odpady nie przesądza jeszcze obowiązku oznaczania paragonów numerem BDO. BDO wyraźnie podaje, że wytwórcy odpadów i przekazujący odpady nie muszą umieszczać numeru rejestrowego na dokumentach związanych z prowadzoną działalnością w zakresie produktów i odpadów, mimo że w niektórych przypadkach podlegają wpisowi do rejestru.

Na jakich dokumentach trzeba podać numer BDO, a na jakich nie

Jeżeli przedsiębiorca należy do grup objętych tym obowiązkiem, numer BDO powinien znaleźć się na dokumentach związanych z działalnością objętą wpisem do rejestru. Oficjalne materiały BDO jako przykłady wskazują faktury VAT, paragony fiskalne, umowy kupna-sprzedaży, sprawozdania, karty przekazania odpadów i karty ewidencji odpadów. Jednocześnie numeru rejestrowego nie trzeba umieszczać na dokumentach kadrowych, dokumentach związanych z bieżącą obsługą administracyjną i funkcjonowaniem biura, dokumentach przekazywanych do urzędu skarbowego ani na innych dokumentach, które nie są bezpośrednio związane z działalnością objętą wpisem do Rejestru BDO. Z perspektywy praktycznej oznacza to, że odpowiedź na pytanie „czy numer BDO ma być na paragonie?” brzmi: tak, ale tylko wtedy, gdy Twoja firma należy do ustawowo wskazanych kategorii i paragon dotyczy działalności objętej wpisem.

Co grozi za brak numeru BDO na paragonie

Ten temat budzi duże zainteresowanie, bo przedsiębiorcy chcą wiedzieć, czy brak numeru BDO na paragonie to jedynie błąd formalny, czy realne ryzyko sankcji. Oficjalne materiały BDO potwierdzają, że za nieumieszczanie numeru rejestrowego na dokumentach sporządzanych w związku z działalnością objętą wpisem do Rejestru BDO grozi administracyjna kara pieniężna. Trzeba jednak zaznaczyć, że w aktualnych oficjalnych materiałach BDO pojawiają się dziś różne kwoty: w sekcji „Zasady rejestracji” wskazano przedział od 5 000 zł do 1 000 000 zł, natomiast w bazie wiedzy BDO figuruje przedział od 1 000 zł do 1 000 000 zł. Niezależnie od tej rozbieżności jedno jest pewne: z perspektywy compliance nie warto traktować numeru BDO na paragonie jako drobiazgu, bo obowiązek istnieje i może być egzekwowany.

Najczęściej zadawane pytania

Masz wątpliwości, czy w Twojej firmie numer BDO powinien znaleźć się na paragonie, fakturze albo innych dokumentach sprzedażowych? Skontaktuj się z nami Grupa Ekopro pomoże Ci sprawdzić obowiązki, wyjaśni przepisy i odpowie na pytania związane z BDO. Przejdź do zakładki „Kontakt” i skorzystaj z naszego wsparcia.