Wie wird der BDO Jahresbericht erstellt?

Für einen kleinen Einzelhändler ist das größte Problem mit dem BDO-Bericht in der Regel nicht das Formular selbst, sondern die irrtümliche Annahme, dass „der Laden nur ein paar Dokumente hat, also trifft es sicher nicht auf mich zu”. Dabei kann sich die Verpflichtung aus verschiedenen Bereichen des Geschäfts ergeben: die Einführung von verpackten Produkten, das Angebot von Plastiktüten, die der Recyclingabgabe unterliegen, die Vermarktung bestimmter Produkte oder das Aufkommen von Abfällen, für die Aufzeichnungen geführt werden. Der erste Schritt besteht also nicht darin, sich in das System einzuloggen, sondern sich zu informieren, welche Art von Jahresbericht Von Ihrem Unternehmen wird erwartet, dass es einen Bericht vorlegt. In offiziellen Quellen wird zwischen zwei Hauptmodi unterschieden: dem Bericht über das Abfallaufkommen und die Abfallbewirtschaftung und dem Bericht über Produkte, Verpackungen und die Bewirtschaftung der dabei anfallenden Abfälle. In der Praxis wird ein Kleingewerbetreibender am ehesten mit letzterem konfrontiert, vor allem wenn er verpackte Produkte verkauft, Kunden Werbung anbietet oder als Laden oder Großhändler tätig ist, der Produktverpflichtungen unterliegt. Beide Meldearten werden elektronisch über ein Konto im BDO-System eingereicht, wobei bei der Produktmeldung der 15. März für das vorangegangene Kalenderjahr die Basisfrist ist. 

Schritt 1: Bestimmen Sie, worüber Ihr Unternehmen berichtet

Bevor Sie mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen, sollten Sie prüfen, warum Ihr Unternehmen überhaupt in der BDO erfasst ist. Für ein kleines Handelsunternehmen sind die häufigsten Gründe das Anbieten von Plastiktüten, die der Recyclingabgabe unterliegen, die Einführung von verpackten Produkten, bestimmte Verpflichtungen für Einwegplastikprodukte oder das Führen von Abfallregistern. Dies ist wichtig, denn davon hängt ab, welche Abschnitte des Berichts ausgefüllt werden müssen. Bietet ein Geschäft Kunststofftragetaschen an, muss es im Jahresbericht die Anzahl der gekauften und ausgegebenen leichten und anderen Kunststofftragetaschen angeben, wobei diese Daten aus den aktuellen Aufzeichnungen stammen müssen. Ist das Unternehmen ein Erzeuger von registrierungspflichtigen Abfällen, benötigt es Daten aus der KEO und KPO. Führt es hingegen verpackte Produkte ein, muss es sich auf die Verpackungsgewichte nach Material stützen. In der Praxis entscheidet dieser Schritt darüber, ob die weitere Anmeldung einfach ist oder zu einem Ratespiel wird. 

Schritt 2: Bereiten Sie Ihre Daten und Dokumente vor, bevor Sie das Formular ausfüllen

Der häufigste Fehler, den kleine Unternehmen begehen, besteht darin, dass sie sich ohne vorbereitete Daten bei BDO anmelden. In der Zwischenzeit ist das System nur ein Ort, an dem ein Bericht eingereicht werden kann, nicht aber eine Informationsquelle. Bevor man mit der Arbeit beginnt, ist es ratsam, eine Reihe von Dokumenten für das vergangene Jahr zu sammeln: Aufzeichnungen über Plastiksäcke, eine Zusammenfassung der Verpackungsgewichte nach Materialart, Informationen über Produkte, die unter die Verpflichtungen fallen, Abfallübertragungskarten, Abfallnachweisblätter und Bestätigungen über Abrechnungen, wenn das Unternehmen besondere Verpflichtungen erfüllt hat. Das BDO-Handbuch für Produktberichte bestätigt, dass das Formular im Rahmen des Unternehmenssitzes eingereicht wird und je nach Art der Verpflichtung einzelne Abschnitte enthält. Für ein kleines Handelsunternehmen bedeutet dies, dass Sie bereits vor dem Klicken auf „neuen Bericht hinzufügen” wissen müssen, welche Abschnitte ausgefüllt werden und welche Zahlen darin enthalten sein werden. Hat ein Geschäft mehrere Verkaufsstellen, sollten die Daten geordnet erfasst werden, denn die nachträgliche Rekonstruktion der Anzahl der ausgegebenen Werbespots oder der Verpackungsmassen aus Rechnungen und Scheinen endet meist mit Fehlern. 

Schritt 3: Ausfüllen des BDO-Berichts entsprechend dem jeweiligen Anwendungsbereich

Nach der Anmeldung im BDO-System wählen Sie das entsprechende Berichtsmodul und erstellen einen neuen Jahresbericht für das betreffende Jahr. Als Nächstes ist es sehr wichtig, dass Sie nicht alle Abschnitte „auf Vorrat” ausfüllen, sondern nur die Abschnitte, die auf Ihren erfassten und tatsächlichen Verpflichtungen beruhen. Für ein kleines Handelsunternehmen bedeutet dies in der Regel, dass die Abschnitte über Verpackungen, Plastiktüten oder andere Produktverpflichtungen ausgefüllt werden und nicht das gesamte Formular. Wenn das Unternehmen einen Abfallbericht einreicht, sollten die Zahlen mit den geführten Aufzeichnungen übereinstimmen. Wenn es einen Produktbericht einreicht, müssen die Zahlen mit den zuvor erstellten Aufstellungen übereinstimmen, nicht mit Schätzungen. Im Falle von Plastiktüten wird in den offiziellen Unterlagen ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Händler Aufzeichnungen über die Anzahl der gekauften und ausgegebenen Tüten getrennt für jede Handelseinheit führen und diese Zahlen später im Jahresbericht angeben muss. Dies ist ein gutes Beispiel für einen umfassenderen Grundsatz: Jede in die BDO eingetragene Zahl sollte eine Quelle in den laufend geführten Aufzeichnungen haben. Sobald die Daten ausgefüllt sind, muss das Formular überprüft, im System elektronisch signiert und an den zuständigen Marschall geschickt werden. 

Schritt 4: Überprüfen Sie den Bericht und halten Sie ihn nach dem Versand in Ordnung

Der letzte Schritt wird oft vernachlässigt, dabei ist er entscheidend für die Sicherheit des Unternehmens. Nach der Übermittlung des Berichts lohnt es sich zu prüfen, ob er im richtigen Kontext des Unternehmens erfasst und übermittelt wurde, und den Satz von Quelldaten aufzubewahren, auf dessen Grundlage er erstellt wurde. Ein kleines Handelsunternehmen sollte auch sofort Lehren für das folgende Jahr ziehen: Wenn die Datenerfassung an verschiedenen Standorten ein Problem war, lohnt es sich, eine einfache monatliche Erfassung einzuführen; wenn Werbung oder Verpackungen ein Problem waren, ist es notwendig, ihre laufende Zählung zu klären; wenn das Unternehmen unsicher ist, ob es die richtigen Abschnitte des Formulars gewählt hat, ist es besser, dies früher zu überprüfen, als den Bericht unter Zeitdruck zu korrigieren. In der Praxis beginnt ein gut vorbereiteter BDO-Jahresbericht nicht im März, sondern in der täglichen Organisation der Dokumente während des ganzen Jahres. Deshalb sollte die Schritt-für-Schritt-Anleitung nicht einfach mit „abgeschickt” enden, sondern mit einem strukturierten Prozess, um es im nächsten Berichtszeitraum leichter zu haben. 

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass der BDO-Jahresbericht Ihrer kleinen Handelsgesellschaft mit den richtigen Daten und im richtigen Umfang erstellt wurde, lohnt es sich, dies bereits vor dem Stichtag zu erledigen und nicht erst beim Ausfüllen des Formulars. Einzelheiten dazu finden Sie unter Kontakt Auf dieser Seite können Sie Ihr Unternehmen beschreiben und die Unterstützung auf die tatsächlichen Aufgaben Ihres Unternehmens abstimmen.