Як підготувати річний звіт BDO

Для невеликого роздрібного торговця найбільшою проблемою зі звітом BDO зазвичай є не сама форма, а помилкове припущення, що „магазин має лише кілька документів, тож мене це точно не стосується”. Тим часом, зобов'язання можуть виникати з різних сфер бізнесу: впровадження упакованої продукції, пропозиція поліетиленових пакетів, що підлягають утилізаційному збору, маркетинг певних продуктів або утворення відходів, для яких ведеться облік. Тому перший крок - не ввійти в систему, а з'ясувати, який тип річного звіту Очікується, що ваша компанія подасть звіт. Офіційні джерела розрізняють два основні режими: звіт про утворені відходи та управління відходами і звіт про продукцію, упаковку та управління відходами, що виникають від них. На практиці малий підприємець найчастіше стикається з останнім, особливо якщо він продає упаковану продукцію, пропонує клієнтам рекламу або працює як магазин чи оптовий продавець, на якого поширюються зобов'язання щодо постачання продукції. Обидва типи звітів подаються в електронному вигляді через обліковий запис у системі BDO, причому для звіту про товари основним терміном подання є 15 березня за попередній календарний рік. 

Крок 1: визначте, про що звітує ваша компанія

Перш ніж почати заповнювати форму, перевірте, чому ваш бізнес взагалі потрапив до BDO. Для невеликої торговельної компанії найпоширенішими назвами є пропозиція пластикових пакетів для покупок, що підлягають утилізаційному збору, впровадження упакованих продуктів, певні зобов'язання щодо одноразових пластикових виробів або ведення обліку відходів. Це важливо, оскільки визначає, які розділи звіту потрібно заповнювати. Якщо магазин пропонує пластикові пакети, він повинен показати в річному звіті кількість придбаних і виданих легких та інших пластикових пакетів, і ці дані мають бути отримані з поточного обліку. Якщо компанія є виробником відходів, що підлягають обліку, їй знадобляться дані з КЕО та КПО. Якщо ж вона впроваджує упаковану продукцію, їй потрібно покладатися на дані про вагу упаковки за матеріалами. На практиці саме цей крок визначає, чи буде подальша подача звітності простою, чи перетвориться на здогадки. 

Крок 2: підготуйте свої дані та документи перед заповненням форми

Найпоширеніша помилка малих компаній полягає в тому, що вони реєструються в BDO, не підготувавши жодних даних. Тим часом, система - це лише місце для подання звіту, а не джерело інформації. Перед початком роботи варто зібрати пакет документів за попередній рік: облік поліетиленових пакетів, зведення ваги упаковки за видами матеріалів, інформацію про продукцію, на яку поширюються зобов'язання, картки передачі відходів, аркуші обліку відходів та підтвердження розрахунків, якщо компанія виконувала спеціальні зобов'язання. Посібник BDO для звітів про продукцію підтверджує, що форма подається в контексті юридичної адреси суб'єкта господарювання і включає окремі розділи залежно від типу зобов'язань. Для невеликої торгової компанії це означає, що перед тим, як натиснути кнопку „додати новий звіт”, ви вже повинні знати, які розділи будуть заповнені і які цифри в них потраплять. Якщо магазин має кілька торгових точок, дані слід збирати впорядковано, оскільки подальша реконструкція кількості виданих рекламних роликів або маси упаковки з рахунків-фактур і накладних зазвичай закінчується помилками. 

Крок 3: заповніть звіт BDO згідно з відповідним обсягом

Після входу в систему BDO ви обираєте відповідний модуль звітності та створюєте новий річний звіт за відповідний рік. Далі дуже важливо заповнити не всі розділи „на складі”, а лише ті, які базуються на ваших записах і фактичних зобов'язаннях. Для невеликої торгової компанії це зазвичай означає заповнення розділів про упаковку, поліетиленові пакети або інші зобов'язання щодо продукції, а не всієї форми. Якщо компанія подає звіт про відходи, цифри повинні відповідати даним обліку. Якщо компанія подає звіт про продукцію, цифри повинні відповідати раніше підготовленим звітам, а не оціночним даним. У випадку з поліетиленовими пакетами в офіційних матеріалах чітко вказано, що торговець повинен вести облік кількості придбаних і виданих пакетів окремо для кожної комерційної одиниці, а потім показувати ці цифри в річному звіті. Це хороший приклад ширшого принципу: будь-яка цифра, введена в BDO, повинна мати джерело в записах, що ведуться на постійній основі. Після того, як дані заповнені, форму потрібно перевірити, підписати електронним підписом у системі та надіслати відповідному маршалу. 

Крок 4: Перевірте звіт і підтримуйте його в порядку після відправлення

Останнім кроком часто нехтують, а саме він визначає безпеку компанії. Після того, як звіт надіслано, варто перевірити, чи він був записаний і поданий у правильному контексті підприємства, а також зберегти набір вихідних даних, на основі яких він був підготовлений. Невеликій торговельній компанії також варто одразу ж зробити висновки на наступний рік: якщо збір даних з різних місць був проблемою, варто запровадити простий щомісячний облік; якщо проблемою була реклама або упаковка, необхідно впорядкувати їх поточний підрахунок; якщо компанія не впевнена, що вибрала правильні розділи форми, краще перевірити це раніше, ніж потім виправляти звіт під тиском часу. На практиці добре підготовлений річний звіт BDO починається не в березні, а в щоденній організації документів протягом усього року. Ось чому покрокова інструкція повинна закінчуватися не просто „надіслано”, а структурованим процесом, щоб зробити це легше в наступному звітному періоді. 

Якщо ви хочете переконатися, що річний звіт BDO вашої невеликої торгової компанії був підготовлений на основі правильних даних і в потрібному обсязі, варто розібратися з цим до дедлайну, а не тільки під час заповнення форми. Для отримання додаткової інформації див. Контакти там ви можете описати свій бізнес і співвіднести підтримку з реальними обов'язками вашої компанії.