Найпоширеніші помилки при видачі карт на переробку відходів та як їх уникнути

Акт приймання-передачі відходів - один з тих документів у БДО, які здаються простими лише до першої помилки. На практиці помилково оформлена КПО може спричинити цілу низку проблем: від відмови вантажоодержувача від приймання відходів, невідповідності обліковій картці до ризику виникнення сумнівів у правильності поводження з відходами під час перевірки. Офіційні інструкції чітко визначають, що, серед іншого, до картки обов'язково вносяться вага відходів, їхній код, дані компанії-перевізника, реєстраційний номер транспортного засобу та дані приймальника. Саме в цих полях найчастіше трапляються помилки. Найбільша проблема, однак, полягає в тому, що не кожну помилку можна виправити однаково. У системі BDO багато що залежить від статусу картки: одна справа - виправити заплановану або відхилену картку, а інша - вже схвалену одержувачем. 

Неправильний код відходів, маса або місце передачі

Найпоширенішими помилками є неправильний код відходів, неправильна розрахункова вага та зазначення неправильного місця передачі відходів. Це особливо небезпечні помилки, оскільки вони стосуються самої суті передачі відходів, а не лише технічних даних. BDO зазначає, що коли одержувач не погоджується з кодом або масою імпортованих відходів, він може відхилити картку, і тоді передавач має можливість відредагувати відхилену картку, щоб змінити код і масу відходів. Це хороша новина, але тільки якщо помилку виявлено до того, як поглинання буде схвалено. З іншого боку, якщо помилка допущена в момент передачі, система дозволяє змінити передавача і отримувача, тільки якщо картка має статус „запланована”. Якщо картка вже має інший статус, таке редагування неможливе. Тому найкращим методом уникнення цих помилок є просте правило: не виписувати КПО „напам'ять”, а щоразу звіряти код відходів із записами, звіряти вагу з вантажоодержувачем і перевіряти призначену організацію ще до генерації підтвердження. 

Помилки в даних перевізника та реєстраційному номері транспортного засобу

Другою групою поширених помилок є неправильні дані перевізника, неправильний реєстраційний номер транспортного засобу або призначення не тієї компанії для отримання транспорту. Ця проблема часто виникає, коли оператор діє рутинно і використовує заздалегідь написані схеми, навіть якщо збір здійснюється іншим перевізником або іншим транспортним засобом. Матеріали BDO чітко вказують на те, що після того, як КПО або КПОК затверджено одержувачем, внести виправлення в цю картку вже неможливо. Тому, якщо помилка стосується перевізника, а картка вже пройшла валідацію, слід видати нову картку з правильними даними, а причину видачі іншої картки описати в додатковій інформації. Крім того, BDO також зазначає, що навіть на відхиленій картці не завжди можна змінити реєстраційний номер транспортного засобу; в цьому випадку також необхідно видати нову картку. Це свідчить про те, що найбезпечнішим способом уникнути помилок є перевірка транспортних даних безпосередньо перед збором, а не напередодні або згідно з попереднім замовленням. 

Відхилення КПО, виправлення та помилка після затвердження - що робити?

Найбільша плутанина виникає, коли торговець не розуміє різниці між відхиленою карткою та карткою, яка вже схвалена еквайром. BDO чітко вказує на те, що КПО зі статусом „відхилена” має бути виправлена та повторно надіслана отримувачу, і лише після підтвердження вона може бути зареєстрована в картці обліку відходів. Таким чином, не можна „закрити очі” на відхилену картку і вважати справу вирішеною. З іншого боку, якщо отримувач відходів вже схвалив прийняття відходів, то внести будь-які зміни в цю картку неможливо. У такій ситуації необхідно оформити нову КПО з правильними даними, а при неправильній вазі слід дотримуватися інструкцій BDO з обліку відходів. Найефективнішим методом уникнення цих проблем є організаційний: запровадити в компанії просту процедуру, згідно з якою кожна КПО перед відправленням перевіряється за п'ятьма критичними полями - код відходів, маса, перевізник, реєстраційний номер і одержувач - перед відправленням. Така перевірка займає хвилину і зазвичай заощаджує багато часу та нервів у подальшому.

Якщо ви хочете перевірити, чи правильно оформлені КПО вашої компанії і чи немає в записах помилок, які стануть очевидними лише під час аудиту або в річній звітності, варто розібратися з цим питанням заздалегідь. Подробиці можна знайти в розділі Контакти Там ви можете описати свою ситуацію та узгодити обсяг підтримки з реальними проблемами обліку відходів.