Die häufigsten Fehler bei der Ausstellung von Abfallumladekarten und wie man sie vermeidet

Der Abfallübernahmeschein ist eines jener Dokumente in der BDO, die nur solange einfach erscheinen, bis der erste Fehler gemacht wird. In der Praxis kann ein fehlerhaft ausgestellter Übernahmeschein eine ganze Reihe von Problemen auslösen: von der Ablehnung der Abfallübernahme durch den Empfänger über die Unstimmigkeit mit der Nachweiskarte bis hin zum Risiko, dass die Korrektheit der Abfallbewirtschaftung bei einer Kontrolle in Frage gestellt wird. In den offiziellen Leitlinien wird klargestellt, dass unter anderem das Gewicht der Abfälle, ihr Code, die Angaben zum Transportunternehmen, das Kennzeichen des Fahrzeugs und die Angaben zum Übernehmer in die Karte eingetragen werden müssen. In diesen Feldern treten die meisten Fehler auf. Das größte Problem ist jedoch, dass nicht jeder Fehler auf dieselbe Weise korrigiert werden kann. Im BDO-System hängt viel vom Status der Karte ab: Es ist eine Sache, eine geplante oder abgelehnte Karte zu korrigieren, und eine andere, eine Karte zu korrigieren, die vom Übernehmer bereits genehmigt worden ist. 

Falscher Abfallcode, falsche Masse oder falscher Ort der Verbringung

Die häufigsten Fehler sind der falsche Abfallcode, das falsche geschätzte Gewicht und die Angabe des falschen Ortes der Abfallübergabe. Diese Fehler sind besonders gefährlich, weil sie das Wesen der Abfallverbringung und nicht nur die technischen Daten betreffen. BDO weist darauf hin, dass der Übernehmer die Karte zurückweisen kann, wenn er mit dem Code oder der Masse des importierten Abfalls nicht einverstanden ist. Der Übergeber hat dann die Möglichkeit, die zurückgewiesene Karte zu bearbeiten, um den Code und die Masse des Abfalls zu ändern. Dies ist eine gute Nachricht, allerdings nur, wenn der Fehler vor der Genehmigung der Übernahme erkannt wird. Wird hingegen bei der Übernahme ein Fehler gemacht, erlaubt das System dem Übergeber und dem Übernehmer nur dann eine Änderung, wenn die Karte den Status „geplant” hat. Wenn die Karte bereits einen anderen Status hat, ist eine solche Änderung nicht möglich. Die beste Methode zur Vermeidung dieser Fehler ist daher eine einfache Regel: Stellen Sie keine KPOs „auswendig” aus, sondern vergleichen Sie jedes Mal den Abfallcode mit den Aufzeichnungen, gleichen Sie das Gewicht mit dem Empfänger ab und überprüfen Sie die vorgesehene Einheit, noch bevor Sie die Bestätigung erstellen. 

Fehler in den Daten des Transporters und des Fahrzeugkennzeichens

Eine zweite Gruppe häufiger Fehler sind falsche Angaben zum Transporteur, ein falsches Fahrzeugkennzeichen oder die Zuweisung eines falschen Unternehmens für die Entgegennahme des Transports. Dieses Problem tritt häufig auf, wenn ein Unternehmer routinemäßig vorformulierte Schemata verwendet, obwohl die Abholung von einem anderen Transporteur oder einem anderen Fahrzeug durchgeführt wird. Aus den Unterlagen von BDO geht eindeutig hervor, dass nach der Genehmigung der KPO oder KPOK durch den Übernehmer eine Korrektur dieser Karte nicht mehr möglich ist. Wenn der Fehler den Transporteur betrifft und die Karte bereits validiert wurde, sollte daher ein neuer NTP mit korrekten Daten ausgestellt und der Grund für die Ausstellung einer weiteren Karte in den Zusatzinformationen beschrieben werden. Darüber hinaus weist BDO darauf hin, dass es auch bei einer abgelehnten Karte nicht immer möglich ist, das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs zu ändern; in diesem Fall muss ebenfalls eine neue Karte ausgestellt werden. Dies zeigt, dass die sicherste Art, Fehler zu vermeiden, darin besteht, die Transportdaten unmittelbar vor der Abholung zu überprüfen und nicht erst am Vortag oder nach einem vorherigen Auftrag. 

Abgelehnte KPO, Korrektur und Fehler nach der Genehmigung - was ist zu tun?

Die meiste Verwirrung entsteht, wenn der Händler den Unterschied zwischen einer abgelehnten Karte und einer vom Anwerber bereits genehmigten Karte nicht versteht. BDO weist eindeutig darauf hin, dass eine KPO mit dem Status „abgelehnt” korrigiert und dem Übernehmer erneut vorgelegt werden muss, und erst nach der Bestätigung kann sie in die Abfallnachweiskarte eingetragen werden. Es ist also nicht möglich, vor einer abgelehnten Karte „die Augen zu verschließen” und den Fall trotzdem als erledigt zu betrachten. Hat der Übernehmer hingegen die Übernahme der Abfälle bereits genehmigt, ist es nicht möglich, auf dieser Karte eine Korrektur vorzunehmen. In einem solchen Fall muss eine neue KPO mit den richtigen Daten ausgestellt werden, und bei falschem Gewicht müssen die BDO-Erfassungsrichtlinien befolgt werden. Die wirksamste Methode zur Vermeidung dieser Probleme ist organisatorischer Natur: Es sollte ein einfaches Verfahren innerhalb des Unternehmens eingeführt werden, bei dem jeder KPO vor dem Versand anhand von fünf kritischen Feldern - Abfallcode, Masse, Transporteur, Registriernummer und Abnehmer - überprüft wird. Eine solche Überprüfung dauert nur eine Minute und spart in der Regel später viel Zeit und Nerven.

Wenn Sie überprüfen wollen, ob die KPOs Ihres Unternehmens korrekt ausgestellt sind und keine Fehler in den Aufzeichnungen vorliegen, die erst bei einer Prüfung oder im Jahresabschluss sichtbar werden, lohnt es sich, diesen Bereich vorab zu klären. Einzelheiten finden Sie unter Kontakt Auf dieser Seite können Sie Ihre Situation beschreiben und den Umfang der Unterstützung auf Ihre tatsächlichen Probleme mit Abfallnachweisen abstimmen.