Способи проведення ефективної інвентаризації відходів

Хороша інвентаризація відходів перед кінцем року - це не швидкий „запис того, що стоїть на подвір'ї”, а перевірка відповідності фактичного стану відходів записам, передавальним документам та організації зберігання. Це важливо з дуже конкретної причини: в системі BDO, створюючи новий лист обліку відходів на наступний рік, ви повинні самостійно вносити дані про запаси на 1 січня. Якщо компанія робить це на основі оцінки або безладного запису наприкінці грудня, помилка переноситься на весь наступний обліковий рік. Тому найефективніший підхід починається не 31 грудня, а раніше - з упорядкування переліку кодів відходів, місць зберігання та первинних документів. На практиці інвентаризація повинна дати відповідь на три питання: які відходи насправді є на підприємстві, в якій кількості, і чи відповідає їх позначення та облік їх фактичному стану. 

Почніть з документів, а не з самого складу

Найпоширеніша помилка - починати інвентаризацію лише з візуального огляду місця зберігання. Тим часом, ефективна процедура повинна починатися зі складання документів: листів обліку відходів, листів передачі відходів, внутрішніх відомостей про маси та переліку кодів, які фактично діють на підприємстві. Лише на цьому тлі варто перевіряти фізичний стан. Такий порядок дає змогу одразу виявити невідповідності: відходи, що відображені в обліку, яких вже немає, або, навпаки, відходи, що лежать на складі, але неправильно обліковані. Офіційні контрольні матеріали та інструкції BDO показують, що запаси повинні відповідати дійсності, і що дані, внесені в аркуші обліку запасів, потім є еталоном на весь рік. Тому практично найкращим методом є підготовка перед інвентаризацією робочої таблиці з кодом відходів, місцем зберігання, останніми переміщеннями та очікуваним запасом на день інвентаризації. 

Перевірте вивіски та розподіл місць зберігання

Другою складовою ефективної інвентаризації є порядок на самому складі. Якщо відходи перемішані, контейнери не промарковані або підприємство не може присвоїти конкретний код певній зоні, фізична інвентаризація швидко перетворюється на здогадки. Правила зберігання відходів вимагають маркування принаймні із зазначенням кодів відходів, що зберігаються, а для зон небезпечних відходів передбачають додаткове маркування. Це має безпосереднє відношення до інвентаризації: добре описані зони і контейнери дозволяють швидко визначити, що насправді знаходиться на зберіганні, і зменшують ризик плутанини між схожими потоками відходів. З операційної точки зору, розподіл відходів за конкретними місцями та кодами має кращий ефект, ніж підрахунок усього „навалом” наприкінці року. Це не лише упорядковує запаси компанії, але й спрощує подальше внесення запасів до нового реєстру. 

Закривайте рік процедурою, а не одноразовою інвентаризацією

Найефективніша інвентаризація - це та, яка закінчується не тільки числовим результатом, а й коригуванням процесу на наступний рік. Після завершення інвентаризації варто відразу порівняти результат із записами, визначити причини розбіжностей, доповнити відсутні записи і підготувати дані до відкриття нового року в BDO. BDO нагадує, що система не створює автоматично картки на наступний рік, і користувач сам вносить інвентаризацію на 1 січня після 31 грудня. Це означає, що він платить за те, щоб компанія закінчила грудень з готовим, перевіреним звітом, а не рахувала відходи тільки в січні під тиском часу. На практиці найкраще впровадити просту процедуру інвентаризації наприкінці року: Закрити надходження та видачу в обраний час, провести інвентаризацію за кодами та місцезнаходженням, порівняти з обліковими даними, пояснити розбіжності та підготувати початкові дані для нового року. Саме такий підхід перетворює інвентаризацію з неприємної рутини на інструмент для наведення ладу в управлінні відходами на підприємстві. 

Якщо ви хочете впорядкувати свої запаси відходів до кінця року і бути впевненими, що новий рік у BDO ви розпочнете з правильними даними, варто провести цю перевірку заздалегідь. Для отримання додаткової інформації див. Контакти ви можете описати свою ситуацію та узгодити обсяг підтримки з реальними обов'язками вашої компанії.