КПО відхилено реципієнтом

Відхилена КПО ще не означає, що передача відходів „втрачена”, але це означає одне: картка заповнена неправильно, і необхідно вжити коригувальних заходів. На практиці це найчастіше трапляється, коли одержувач виявляє розбіжності між тим, що прибуло, і тим, що було внесено в систему - зазвичай це стосується коду відходів, типу відходів або ваги. BDO чітко вказує, що КПО зі статусом „відхилено” вимагає внесення виправлень і повторного подання одержувачу. Не менш важливо, що така відхилена та невиправлена КПО не може бути зареєстрована в картці обліку відходів. Це означає, що ігнорування відмови є найгіршим можливим рішенням, оскільки проблема не зупиниться на самій картці, а перейде на облік і звітність. 

Крок 1: перевірте, чому реципієнт відхилив НОП

Перше, що потрібно зробити, це встановити точну причину відмови. На практиці найчастіше це розбіжність у коді відходів, типі або масі відходів. Офіційні відповіді BDO вказують на те, що якщо одержувач вважає, що передавач ввів неправильний код або масу, він повинен відхилити картку, а передавач потім має можливість відредагувати відхилену КПО саме в цьому відношенні. Це важливо, оскільки не кожна помилка має однаковий спосіб виправлення. Якщо відхилення пов'язане з неправильними даними про відходи або вагу, можливе виправлення старої картки. Якщо проблема пов'язана з іншими елементами, наприклад, з реєстраційним номером транспортного засобу, однієї лише відхиленої картки недостатньо, і вам доведеться виготовити нову КПО. Тому важливо добре розпізнати тип помилки перед тим, як натиснути кнопку „виправити”. 

Крок 2: виправте відхилену картку, якщо помилка стосується коду, типу або ваги

Якщо причиною відхилення був неправильний код відходів, тип відходів або вага, BDO дозволяє одержувачу отримати доступ до відхиленої картки і внести виправлення. В інструкціях КПО зазначено, що після відхилення одержувачем можна виправити лише ці дані, а виправлена картка залишається в обігу і повертається назад до одержувача для затвердження. На практиці це означає просту схему: ви переходите на вкладку відхилених карток, перевіряєте зауваження одержувача, виправляєте допустимі поля і повторно відправляєте КПО одержувачу. BDO також зазначає, що коли одержувач поставив під сумнів масу, він може вказати власне значення, а відправник може виправити картку відповідно до цієї інформації і відправити її повторно. Це найбільш типовий випадок відмови, який також найлегше виправити. 

Крок 3: якщо помилка стосується транспортних або інших неприпустимих полів, створіть новий КПО

Не кожну відхилену картку можна врятувати за допомогою виправлення. BDO чітко зазначає, що на відхиленому КПО неможливо змінити реєстраційний номер транспортного засобу, яким відходи були перевезені до одержувача. У такому випадку слід видати новий КПО з правильними даними, а причину видачі іншої картки описати в додатковій інформації. Така ж логіка застосовується і в тому випадку, якщо після прийняття КПО одержувачем з'ясовується, що перевізник був вказаний неправильно - в цьому випадку також це вже не можна виправити на старій картці і необхідно видати нову картку. Це дуже важливо на практиці, оскільки багато користувачів BDO витрачають час на виправлення полів, які в системі просто не передбачені для редагування у відхиленій картці. Тому найбезпечніше правило: код, тип і вага - ви виправляєте; неправильний транспортний засіб або частина транспортних даних - ви видаєте нову картку КПО. 

Крок 4: тільки після затвердження повертайтеся до записів

Найбільшою помилкою після відхилення КПО є те, що компанія розглядає саме перевезення як достатнє і намагається „закрити тему” в обліку, незважаючи на некоректний статус документа. Тим часом, BDO чітко вказує, що відхилений КПО, який не був виправлений, не може бути зареєстрований. Лише після виправлення та повторного підтвердження отримання одержувачем картка може бути коректно зареєстрована в КЕО. З точки зору робочого процесу це означає, що будь-яка відхилена КПО повинна негайно потрапити до короткого списку невідкладних справ: з'ясування причини, прийняття рішення про виправлення або створення нової картки, повторна передача одержувачу і лише потім оновлення записів. Такий підхід рятує від хаосу в щомісячному та річному білінгу, адже відкинуті КПО, залишені „на потім”, дуже швидко перетворюються на проблему для всієї документації по відходах. 

Якщо ви хочете перевірити, чи правильно виправляються відхилені КПО вашого підприємства і чи не містить облік відходів помилок через неопломбовані картки, варто розібратися з цим, поки проблема не поширилася на весь населений пункт. Подробиці можна знайти за посиланнями Контакти Там ви можете описати свою ситуацію та узгодити обсяг підтримки з реальними проблемами в BDO.