Änderung der Daten im BDO-Register

Die Änderung von Daten in BDO gehört zu den Verpflichtungen, die von den Unternehmen am häufigsten „auf später” verschoben werden, weil sie rein technisch erscheinen. In der Praxis treten gerade solche Versäumnisse am ehesten bei einer Betriebsprüfung oder bei der Einreichung von Meldungen zutage, wenn sich herausstellt, dass zwar die Registernummer aktuell ist, nicht aber die Unternehmensdaten. Dies gilt insbesondere bei Änderungen der Sitzadresse, des Firmennamens, der Erweiterung der Tätigkeiten, der Aufnahme eines neuen Geschäftssitzes oder der Beendigung einer der eingetragenen Tätigkeiten. Aus den offiziellen Quellen von BDO geht klar hervor, dass der Unternehmer ab dem Datum, an dem die zu aktualisierende Änderung eingetreten ist, 30 Tage Zeit hat, um die Änderung zu beantragen, und dass der Antrag nur elektronisch über ein individuelles Konto im BDO-System eingereicht werden kann. Das bedeutet, dass die Aktualisierung der BDO-Anmeldung keine fakultative Formalität ist, sondern eine Pflicht, bei deren Nichteinhaltung Sanktionen und Verfahrensprobleme drohen können. 

Wann müssen Sie einen Aktualisierungsantrag stellen?

Ein Aktualisierungsantrag wird gestellt, wenn sich entweder die im Register angegebenen Daten oder der Umfang der von der Eintragung erfassten Tätigkeiten ändern. In der Praxis handelt es sich dabei meist um die Änderung der Adresse des Unternehmens in der BDO, die Änderung des Namens, die Hinzufügung eines neuen Geschäftssitzes, die Änderung des Geschäftsprofils, die Aufnahme neuer Abfallarten oder die Ausweitung der Tätigkeit auf weitere Produktverpflichtungen. Die BDO macht deutlich, dass eine Aktualisierung sowohl bei einer Änderung der Identifikationsdaten als auch bei einer Erweiterung des Geschäftsumfangs erforderlich ist. Wichtig ist, dass Sie, wenn Sie nur einen der Tätigkeitsbereiche beenden, nicht gleich einen Antrag auf Löschung aus dem Register stellen, sondern nur einen Aktualisierungsantrag. Dies ist einer der häufigsten Fehler von Unternehmen, die fälschlicherweise eine teilweise Beendigung der Tätigkeit mit einer vollständigen Löschung aus der BDO gleichsetzen. 

Wie ist das schrittweise Vorgehen im BDO-System?

Das Verfahren selbst ist recht einfach, wenn der Unternehmer genau weiß, worum es sich handelt. Zunächst muss man sich in das BDO System einloggen und das Modul für elektronische Anmeldungen betreten, denn hier werden sowohl der Eintragungsantrag, der Aktualisierungsantrag als auch der Löschungsantrag eingereicht. Dann muss man einen neuen Aktualisierungsantrag erstellen und den Umfang der Änderung markieren. Im BDO-Systemhandbuch wird explizit darauf hingewiesen, dass bei der Änderung des Sitzes einer juristischen Person das Feld „Änderung des Sitzes einer juristischen Person” verwendet werden kann, woraufhin das System einen zusätzlichen Abschnitt mit neuen Identifikations- und Adressdaten anzeigt. Wenn sich die Änderung auf einen neuen Geschäftssitz bezieht, sollte dieser hinzugefügt werden, und anschließend sollte ein elektronischer Aktualisierungsantrag über ein individuelles Konto in BDO an den zuständigen Marschall der Provinz übermittelt werden. In der Praxis sieht das technische Schema folgendermaßen aus: Einloggen, Auswählen des Unternehmens, Erstellen eines Aktualisierungsantrags, Auswählen des entsprechenden Änderungsumfangs, Ausfüllen der neuen Daten, Unterzeichnen und Absenden des Formulars über das System. 

Wann reicht eine Aktualisierung nicht aus und es muss ein Antrag auf Löschung gestellt werden?

Ein Antrag auf Streichung aus dem BDO-Register kann nur gestellt werden, wenn die eintragungspflichtige Tätigkeit endgültig eingestellt wird. Offizielle BDO-Quellen geben an, dass die Frist für die Einreichung eines solchen Antrags 14 Tage ab dem Datum der endgültigen Einstellung der Tätigkeit beträgt. Dies ist eine wichtige Unterscheidung, da Unternehmer häufig drei verschiedene Situationen verwechseln: eine Änderung der Daten, eine Verringerung des Tätigkeitsumfangs und eine vollständige Einstellung der von der BDO erfassten Tätigkeit. Ändert ein Unternehmen nur seine Adresse, seinen Namen oder fügt einen neuen Ort hinzu, wäre eine Aktualisierung angemessen. Wenn es einen Tätigkeitsbereich aufgibt, aber unter einem anderen Titel weiterhin der BDO unterliegt, ist ebenfalls eine Aktualisierung erforderlich. Nur die vollständige und dauerhafte Einstellung der eintragungspflichtigen Tätigkeit rechtfertigt eine Löschung aus dem Register. Aus diesem Grund sollte der technische Leitfaden nicht nur das Verfahren selbst, sondern auch die Qualifikation der Änderung hervorheben, da diese bestimmt, welches Formular einzureichen ist. 

Wenn Ihr Unternehmen seine Adresse, seinen Namen oder seinen Tätigkeitsbereich geändert hat oder beabsichtigt, einen Teil seiner Pflichten gegenüber BDO zu beenden, sollten Sie dies sofort klären, bevor es zu Problemen mit einem Bericht oder einer Prüfung kommt. Für Details, siehe Kontakt können Sie Ihre Situation beschreiben und die Unterstützung für eine bestimmte Änderung auswählen.